Bei den Gebäudekosten ist für Firmen viel zu holen. Doch einfach weniger für Reinigung auszugeben drückt die Qualität. Auch sollte man nicht alles auslagern.
Unternehmen, die sparen müssen, sind oft einfallsreich. Um ihre Gebäudekosten zu senken, versuchten die Firmen in der Krise vor allem, bei den Tarifen für Reinigung und Sicherheit zu sparen, berichtet Alexander Redlein, Professor für Facility Management an der TU Wien. Das habe aber Auswirkungen auf die Qualität. Wer bei der Reinigung spare, fördere oft Allergien und schade der Gesundheit der Mitarbeiter. Und wer beim Sicherheitspersonal spare, müsse mit mehr Schwund rechnen. „Da marschiert dann jemand mit einem Beamer aus dem Gebäude, und niemand hält ihn auf.“
Auch Andreas Gnesda, Geschäftsführer der Gnesda Real Estate & Consulting GmbH, berichtet von verzweifelten Sparmaßnahmen: Das gipfelte mitunter darin, dass man die Obstschale am Empfang strich. „Das sind Peanuts, aber für die Mitarbeiter und Kunden ist es ein schlimmes Signal“, sagt der Berater. Auch das bloße Verkleinern von Büros um jeden Preis sei kontraproduktiv. Desk Sharing könne sinnvoll sein, doch müsse man dann mehr Projekträume und Erholungszonen bereitstellen. Eine bessere Strategie fuhren seiner Ansicht nach jene, die die Sensibilität für Heiz- und Beleuchtungskosten erhöht haben.
Gesamte Planung kann man nicht auslagern
In vielen Unternehmen müssen die Mitarbeiter jetzt wieder selbst ihr Kaffeegeschirr wegtragen, erzählt Michael Moshammer, Facility-Management-Chef der Rustler-Gruppe. Und die Empfangsdame müsse das Mineralwasser ins Besprechungszimmer stellen und nicht der Mitarbeiter einer Dienstleistungsfirma. Das sei eine gute Strategie, so lange es die Kernaufgaben der Mitarbeiter nicht beeinträchtige. Doch nicht nur bei einfachen Reinigungsaufgaben kam es zu „Insourcing“: Redlein berichtet von Autozulieferern, die Techniker, die sie vorübergehend nicht in der Produktion benötigten, für die Wartung der Gebäudetechnik einsetzten.
In größerem Ausmaß Kosten sparen könne man, wenn man einen Dienstleister mit mehreren Services beauftragt. „Die Sicherheitskraft, die man ohnehin bezahlen muss, könnte auch technische Routineinspektionen durchführen“, rät der Experte. Er räumt jedoch ein, dass erst wenige Anbieter von Facility Services den Betrieben solche Offerten unterbreiteten. Voraussetzung sei nämlich, dass die Mitarbeiter für die neuen Aufgaben geschult werden. Kurzfristig würden Schulungen– und bessere Bezahlung– von Putzfrauen und Sicherheitsleuten Mehrkosten verursachen. Es würde jedoch die Fluktuation der Dienstleistungsfirmen niedriger halten. Redlein berichtet von einer Firma, die den Empfang outgesourct hat. Eines Tages wollte ein neuer Security-Mitarbeiter den Generaldirektor nicht ins Gebäude lassen, weil sich dieser nicht ausweisen konnte. Als das noch einmal passierte, verlor die Dienstleistungsfirma den Vertrag mit dem Unternehmen. Bildet man die Mitarbeiter aus, entlohnt sie besser und kooperiert mit Technikfirmen, kann man bessere Qualität zu einem günstigeren Preis bieten.
Manches muss man selbst tun
Ein Problem sieht Redlein aber darin, dass viele Firmen nicht nur die Dienstleistungen, sondern das Facility Management selbst auslagern. „Das ist eine Managementaufgabe, die man selbst wahrnehmen muss.“ Die Bedarfsplanung sei Teil der Unternehmensstrategie. Ob man expandieren wolle und daher mehr Bürofläche brauche, sei eine Entscheidung, die man nicht auslagern könne. Das Facility Management selbst könne man nicht auslagern, meint auch Gnesda. Wohl aber könne man Kosten sparen, wenn man nicht nur einzelne Dienstleistungen outsource, sondern auch die Koordination dieser Services.
Redlein hat noch einen Spartipp: „Für die Quadratmeter, die man nicht anmietet, braucht man weder Miete zahlen noch sie reinigen, heizen oder belüften.“ Flächen reduzieren kann freilich nur, wer aus seinem Mietvertrag herauskann, räumt Gnesda ein.
Vermieter zu Investitionen überreden
In der Krise habe sich aber gezeigt, dass ein Nachverhandeln des Mietvertrags und die Bitte an den Vermieter, einen Teil der Fläche auflassen zu können, oft erfolgreich sei. Die Vermieter kamen den Mietern entgegen, um sie nicht ganz zu verlieren.
Auch beim Thema Energie würden die Eigentümer umdenken, berichtet Moshammer. Wer eine stromsparende Lüftung einbaue, spare mehr Geld als durch den Verzicht auf Putzfrauen. In der Krise hätten die Vermieter solche Investitionen vielfach getätigt, um die Gesamtkosten für die Mieter zu drücken – und um sie bei Laune zu halten.
("Die Presse", Print-Ausgabe, 23.10.2010)