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KommentierenSchöne neue Welt: Um sich zu besprechen, muss man sich nicht mehr treffen. Zumindest nicht real. Virtuell kommt man online bei Videokonferenzen zusammen. Diese verlangen erhöhte Konzentration und Aufmerksamkeit von den Teilnehmern – und vom Moderator, dass er ein paar Regeln beachtet.
• Technik vorbereiten
Erste Voraussetzung für einen erfolgreichen Verlauf ist, dass technisch alles funktioniert. Schon viele produktive Besprechungen wurden durch die Technik vereitelt. „Es gibt nichts Schlimmeres, als bei einem Meeting nur damit beschäftigt zu sein, die auftretenden technischen Probleme oder Anwendungsfehler zu beheben“, sagt Bettina Kerschbaumer, Moderatorin und Trainerin beim Businessmeeting-Consulter Moderatio, „das bringt höchste Unruhe ins Meeting und den Moderator gehörig ins Schwitzen.“ Jeder Teilnehmer sollte zumindest zuvor einmal die benutzte Softwareanwendung bedient haben.
• Inhalte überprüfen
Onlinemeetings sind nicht für alle Gelegenheiten und Themen die richtige Wahl. Sie eignen sich nur bedingt, um persönliche Befindlichkeiten oder Unstimmigkeiten zu besprechen. „Am besten funktionieren sie dann, wenn man auf etwas Bestehendem aufbauen kann“, sagt Florian Stieger, Geschäftsführer der Gesellschaft für Personalentwicklung (GfP), „wenn es etwa bereits ein Projektteam und einen Projektplan gibt, an dem konkret an gemeinsamen Vorgaben, Zielen oder Dokumenten gearbeitet werden kann.“
Kommunikationsregeln klären
Zu Beginn der virtuellen Zusammenkunft gilt es, mit einer Eingangsmoderation den Ablauf zu bestimmen. Man einigt sich darauf, wie und wann sich jemand zu Wort meldet oder ob angezeigt wird, wenn man kurz den Meetingraum verlässt. Das diene auch dazu, eine produktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen, meint Kerschbaumer: „Schließlich ist es auch in normalen Meetings üblich, zuerst einmal kurzen Smalltalk zu führen.“ Man müsse die Teilnehmer „geistig ankommen“ lassen, das gelte auch für virtuelle Meetings. „Bei internationalen Meetings mache ich oft eine Vorstellungsrunde, in der die Teilnehmer berichten, in welcher Zeitzone sie sich gerade befinden, und ob sie sich gerade in einem Büro oder vielleicht im Hotel aufhalten“, erzählt Stieger aus der Praxis.
Aufmerksamkeit einfordern
Die größte Herausforderung bei virtuellen Meetings ist es, die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten. Viel mehr noch als bei realen Besprechungen besteht die Gefahr der Ablenkung, etwa nebenbei E-Mails zu checken oder im Internet zu surfen.
Der Moderator muss daher zu Beginn von den Teilnehmern für die Dauer der Besprechung erhöhte Aufmerksamkeit einfordern. „Ein Onlinemeeting sollte mit einer strengeren Struktur geführt werden als herkömmliche. Fehlende Möglichkeiten des sozialen Interagierens, etwa durch Blickkontakt, müssen durch noch klarere Strukturen ausgeglichen werden“, so Kerschbaumer. Der Moderator müsse mit klaren Anweisungen durch das Meeting führen, streng und kollegial zugleich agieren. Letztlich erfordern virtuelle Meetings noch stärkere Konzentration als herkömmliche Meetings, weil die technische Handhabung dazukommt. Ab drei Teilnehmern sollte ein Moderator die Leitung übernehmen. Ratsam ist es auch, die Dauer auf maximal zwei Stunden zu beschränken.
("Die Presse", Print-Ausgabe, 14.11.2009)
