Unabhängig und zukunftssicher

Kostengründe, steigendes Umweltbewusstsein und optimierbare Abläufe motivieren immer mehr Unternehmen und Behörden, einen voll elektronischen Datenaustausch zu realisieren und damit Schriftstücke in Papierform zu vermeiden. Damit erhalten elektronische Dokumente zunehmend den Status eines Originals – und müssen unter anderem die Anforderungen einer Langzeitarchivierung erfüllen. Beispiel hierfür sind Steuerunterlagen, die sieben Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Für elektronische Rechnungen durchaus eine Herausforderung. Wer kann schon garantieren, dass die Rechnungsdatei mit den Programmen der Zukunft noch gelesen werden kann?

Grenzenlose Kommunikation

Dazu sind „offene“, von Herstellern und Produkten weitgehend unabhängige, Dateiformate notwendig. „Unternehmen sind außerdem zunehmend auf den grenzübergreifenden elektronischen Datenaustausch mit ihren Kunden und Lieferanten angewiesen und werden daher fast schon gezwungen, offen zu sein“, beschreibt Georg Haschek, IT-Architekt bei IBM Österreich, einen weiteren Ansporn für den Einsatz von offenen Dateiformaten.

Haben in der Vergangenheit vor allem Herstellerstandards den Markt bestimmt, so kam es in den letzten Jahren aus den oben erwähnten Gründen zu einem Wechsel zu offenen Dateiformaten, die von internationalen Standardisierungsgremien – wie beispielsweise der ISO – verwaltet werden.

Als Basis für die beiden derzeit konkurrierenden offenen Formate ODF (Open Document Format) und Microsofts Office Open XML (OOXML) dient die vom World Wide Web Consortium (W3C) entwickelte Extensible Markup Language, kurz XML. „XML-basierte Dateiformate haben den Vorteil, dass die Dokumentendaten sichtbar im Klartext vorliegen und man sie so leichter automatisch verarbeiten und weiterverwenden kann“, fasst Erwin Tenhumberg, Senior Product Marketing Manager ODF bei Sun Microsystems, die Vorteile zusammen. Ebenfalls ISO-zertifiziert ist das Dateiformat PDF/A von Adobe, das vor allem bei Archivdokumenten, auf die nur noch lesend zugegriffen werden darf oder die digital signiert werden müssen, zum Einsatz kommt.

Triebfeder für den Einsatz von offenen Dateiformaten sind in den USA und Teilen Europas vor allem die Behörden. In Österreich wird derzeit jedoch keines der ISO-zertifizierten Formate in der Liste jener Dokumentenformate, die von Behörden zu verwenden sind, angeführt. Zur Strategie Österreichs hinsichtlich der digitalen Kommunikation mit dem Bürger erklärt Roland Ledinger, Geschäftsführer der Plattform Digitales Österreich: „Wir haben in der Verwaltung den Ansatz, die interaktive Kommunikation mit Bürgern eher über Formulare abzudecken, damit die Daten in strukturierter Form weiterverarbeitet werden können. Bei Informationen versuchen wir, auf PDF zu setzen.“

Auswahlkriterien

Offene Dateiformate galten als Microsoft-Office-Killer – bis vor kurzem Microsofts OOXML ebenfalls die ISO-Zertifizierung erlangte. Zur Frage, auf welches Dateiformat Unternehmen nun setzen sollten, meint Thomas Lutz, Unternehmenssprecher von Microsoft Österreich: „Neue Software sollte die wichtigsten aktuellen Dateiformate lesend und schreibend beherrschen. So können die alten vorhandenen Daten weiter genutzt und zugleich die Vorteile der neuen Dateiformate umgesetzt werden.“

Nicht erspart bleibt es Unternehmen derzeit allerdings, zu prüfen, ob die unterschiedlichen Formate die Unternehmensziele und Pläne wie etwa den Einsatz unterschiedlicher Betriebssysteme unterstützen.

("Die Presse", Print-Ausgabe, 07.05.2008)