Registrierkasse. Für viele ein rotes Tuch, für (fast) alle eine lästige Pflicht: Bei den Vorschriften zur Registrierkasse laufen die letzten Übergangsfristen ab – und mit Jahresanfang 2017 kommt eine weitere Verschärfung.
Schon heuer sind grundsätzlich alle Betriebe (Ausnahmen auf wko.at), die einen Barumsatz von mehr als 15.000 Euro pro Jahr machen, verpflichtet, ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden. Ab 2017 müssen die Registrierkassen zusätzlich mit einem Manipulationsschutz ausgestattet sein: Die Umsätze werden mit einer elektronischen Signatur verknüpft, eine nachträgliche Veränderung der Daten ist somit unmöglich. Neuere Systeme können durch Software-Update angepasst werden, das manche Hersteller gratis anbieten. Bei älteren Kassen steht eine Neuanschaffung an.
Große Auswahl
Bei der Anschaffung einer modernen Registrierkasse sind zwei Faktoren zu berücksichtigen: Hardware und Software. Erstere kann im einfachsten Fall ein Tablet samt passender App und ein kleiner Belegdrucker sein. Es gibt allerdings auch richtige Kassen mit feuchtigkeitsbeständiger Tastatur für die Gastronomie, mit Bargeldlade, Kartenleser und vielen weiteren, branchenspezifischen Features. Auch ein PC kann als Registrierkasse benutzt werden – sofern die darauf installierte Software den gesetzlichen Vorschriften entspricht.
Das Gleiche gilt für die Hardware: Die Bandbreite reicht von der simplen Handy-App, die vor allem für Kleinstunternehmen gedacht ist, bis hin zur Komplettlösung, die mit Warenwirtschafts-und anderen Programmen kommuniziert. Für die Software ist normalerweise eine einmalige Grundgebühr zu entrichten, dann fallen monatliche Abo-Kosten oder Lizenzgebühren an, die allfällige Aktualisierungen, Support und ähnliche Dinge abdecken sollen. Mesonic, mit seiner Winline Produktfamilie einer der ältesten österreichischen Player auf dem Sektor KMU-Software, bietet beispielsweise für 255 Euro sein Software-Modul Winline Fakt Kasse an, das sowohl für sich allein auf einem PC installiert und betrieben werden wie auch in ein ERP-System oder eine Buchhaltungslösung eingebunden werden kann. Pro Monat fallen dann 20 Euro an Gebühren an.
Rund 20 Euro monatlich bezahlt man auch für die Registrierkassensoftware von Ritty, die auf einem Tablet läuft und für Windows- wie Androidbasierende Geräte verfügbar ist. Die Besonderheit: Ein Saisonbetrieb muss nur für die Monate bezahlen, in denen das System im Einsatz ist.
Eigene Lösungen suchen
Speziell für die Gastronomie wurde das Kassensystem Gastrofix entwickelt, das auf einem Apple iPad läuft und mit branchenspezifischen Funktionen wie etwa der Vergabe von Kellnerrechten, der Verwaltung mehrgängiger Speisen und einer Statusabfrage für die einzelnen Tische im Lokal punktet. Je nach Leistungsumfang fallen hier ab 59 Euro monatlich an.
Auch Cloud-Lösungen werden angeboten. Diese haben den Vorteil, dass der Endanwender keine eigene Software installieren muss, sondern das gesamte Handling als Dienstleistung aus dem Internet bezieht. Herold etwa bietet unter dem Motto „Einfach einloggen und kassieren“ ein solches Service für 39 Euro im Monat an. Abgesehen vom Drucker ist der Benutzer bei Cloud-Anwendungen generell von der Hardware unabhängig, und kann jederzeit den PC oder das Tablet wechseln, da alles im Rechenzentrum des Anbieters geschieht. Dieser Vorteil stellt aber gleichzeitig auch den größten Nachteil dar: Sollte einmal das Internet ausfallen oder kein Handynetz verfügbar sein, können keine Umsätze erfasst werden.
Kurz zusammengefasst: Es gibt Hunderte Lösungen für alle erdenklichen Einsatzszenarien, die angeführten Produkte stellen typische Beispiele und keine Bewertung dar. Ausschlaggebend ist, welches System sich für das Geschäft am besten eignet und auch der Arbeitsweise des Anwenders am besten entgegenkommt. www.wko.at
("Die Presse", Print-Ausgabe, 31.05.2016)