Telefonkonferenzen überleben

Kolumne "Hirt on Management". Folge 43. Produktivität massiv steigern.

In unserer Rubrik"Hirt on Management" beantwortetMichael Hirt, Managementexperte und -berater, Executive Coach und Keynote Speaker, alle zwei Wochen Fragen von Managern zu herausfordernden Situationen und kritischen Entscheidungen.

Frage:

In meiner neuen Aufgabe werde ich häufig Telefonkonferenzen moderieren müssen. Worauf muss ich dabei achten?

Michael Hirt antwortet:

Telefonkonferenzen werden von vielen als notwendiges Übel oder Lästigkeit betrachtet, dabei sind sie, bei richtiger Handhabung, ein hochwirksames Mittel, um die Produktivität massiv zu steigern und dabei noch die eigene Lebensqualität deutlich zu verbessern. Schließlich sieht man nicht, ob Sie die Telefonkonferenz von Ihrem Schreibtisch, der Poolbar oder einem Segelboot machen ...

Mit Disziplin und der Einhaltung weniger Grundregeln können Sie sicherstellen, dass auch Ihre Telefonkonferenzen erfolgreich verlaufen:

Pünktlichkeit
Ich finde es immer wieder beeindruckend, wenn erwachsene Manager diesen simplen Punkt nicht einhalten. Es gibt kaum etwas Nervigeres, als die ersten 15 Minuten der Telefonkonferenz damit zu verbringen, zu spät Kommende "aufzugleisen". Gültige Ausreden gibt es sowieso keine fürs zu spät kommen, denn wir leben alle in der selben Zeit, alle Computer und Handys sind vollkommen zeitsynchron und wenn bei jemanden vor jedem Call, eine mittlere Katastrophe stattfindet, die dazu führt, dass er verspätet, dann hat er sowieso ein Problem.

Als Moderator sollten Sie sich spätestens fünf Minuten vor Beginn der Telefonkonferenz bereits einwählen. Führen Sie mit dem Team gemeinsam eine Regelung ein, dass zu spät Kommende 10 Euro in eine Kassa einzahlen müssen, aus der eine gemeinsame Gruppenaktivität, wie zum Beispiel ein Abendessen, finanziert wird. Sie werden überrascht sein, wie wirksam diese Maßnahme ist. Sogar Manager, die Millionen verdienen, ärgern sich, wenn sie unnötig 10 Euro loswerden.

Technik
Wie wir alle wissen, ist die Technik ein "Hund" und daher sollten Sie immer über eine Back-up-Lösung verfügen, wie Sie einen Teilnehmer in die Konferenz hineinholen, wenn die Basistechnik mal nicht funktionieren sollte.

Agenda
Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer spätestens 24 Stunden vor der Telefonkonferenz über die Agenda mit den Zielen der Konferenz verfügen und sich entsprechend vorbereiten können.

Begrüßung
Beginnen Sie mit einer Begrüßungsrunde, damit alle wissen, wer dabei ist. Falls Zeit ist, kann noch jeder kurz sagen, wo er ist und wie z.B. das Wetter dort ist, das trägt dazu bei, das Ganze ein bisschen persönlicher zu machen.

Überprüfen der Agenda
Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer mit der Agenda des Meetings einverstanden sind, sich für die Punkte entsprechend vorbereitet haben (dafür empfiehlt es sich im Vorfeld schriftliche Vorbereitungen zu fordern, die vorher verteil werden müssen) und die Ziele der Telekonferenz allen klar sind.

Spielregeln
Erinnern Sie alle Teilnehmer an die Spielregeln für Telefonkonferenzen, insbesondere die Vermeidung von Multitasking, also neben der Telefonkonferenz noch andere Dinge zu erledigen.

Namen
Bitten Sie Teilnehmer vor Beginn einer Wortmeldung ihren Namen zu sagen und gegebenenfalls den anderen Teilnehmer, den Sie mit ihrer Wortmeldung adressieren, zu benennen.

Ruhe
Sorgen Sie dafür, dass es keine Hintergrundgeräusche gibt. Achten Sie darauf, dass Teilnehmer sich auf "stumm" schalten, wenn sie nicht sprechen, bzw. schalten Sie Teilnehmer auf "stumm". Telefone verfügen über ausgezeichnete Mikrofone man hört jedes Papier rascheln, Vogelgezwitscher und vorbeifahrende Auto. Achten Sie daher darauf, nicht zu rascheln und die Fenster zu schließen. Wenn sie unterwegs sind, hilft ein Headset, um die Hintergrundgeräusche zu reduzieren. Auch von Ihrem köstlichen Schinkensandwich, will keiner etwas hören.

Zeit
Achten Sie auf die Zeit und geben Sie von Anfang an für jeden Agendapunkt, klare Zeitfenster für die Länge der Wortmeldungen und die Dauer der Diskussion vor, die konsequent eingehalten werden.

Beteiligung
Falls bestimmte Teilnehmer, zu einem bestimmten Thema nichts sagen, sprechen Sie sie aktiv an, und fragen Sie diese nach deren Meinung. Zögern Sie nicht, bei wichtigen Fragen und Entscheidungen gezielt eine Rundfrage Person für Person an alle Teilnehmer zu machen, um sicherzustellen, dass jeder seine Zustimmung bzw. Meinung ausdrücken konnte. Weiters kann es sinnvoll sein, bei komplizierteren Themen, auch Zwischenstände zusammen zu fassen,

Konflikte
Wenn Konflikte entstehen, geben Sie den Teilnehmern kurz Zeit ihren jeweiligen Standpunkt darzulegen und dann führen Sie eine Entscheidung herbei, wie und bis wann der Konflikt, typischerweise außerhalb der Telefonkonferenz, zum Beispiel bilateral, gelöst wird. Telefonkonferenzen eignen sich typischerweise nicht so gut dafür, Konflikte zu lösen.

Zusammenfassung
Fassen Sie alle Entscheidungen und Handlungspunkte nach wichtigen Abschnitten der Telekonferenz zusammen.  Falls möglich, nutzen Sie dazu eine Screen-Sharing-Funktion, damit alle Teilnehmer die Ergebnisse sofort sehen können. Falls das nicht möglich ist, verteilen sie jedenfalls sofort nach der Konferenz ein Protokoll mit den wesentlichen Ergebnissen.

Das Wichtigste in Kürze

Wer mehr Zeit mit seiner Familie und Freunden und weniger Zeit in Flugzeugen, Zügen, Mietautos und gesichtslosen Business Hotels verbringen möchte, sollte schleunigst lernen Telefonkonferenzen effizient und hochwirksam zu nutzen. Mit Disziplin und der Einhaltung weniger Grundregeln können Sie sicherstellen, dass auch Ihre Telefonkonferenzen erfolgreich verlaufen.

In „Hirt on Management“ beantwortet Michael Hirt, Managementexperte und -berater, Executive Coach, Keynote Speaker und Buchautor alle zwei Wochen Fragen von ManagerInnen zu herausfordernden Situationen und kritischen Managemententscheidungen.

Schicken Sie Ihre Fragen an Michael Hirt an:[e-mail]

Die Fragen werden anonymisiert beantwortet.

Ausblick: Ausblick: Die nächste Kolumne von Michael Hirt erscheint am 13. April 2017 zur Frage: Entscheidungen treffen

Hier finden Sie die gesammelten Kolumnen.

Dr. Michael Hirt, geboren 1965 in Wien, ist Managementexperte und -berater, Executive Coach, Keynote Speaker und Buchautor. Hirt verhilft Führungskräften zu schnellen Leistungs- und Ergebnissteigerungen, mit hoher Auswirkung auf den Erfolg ihres Unternehmens. Er studierte in Österreich, Kanada (McGill) und Frankreich (INSEAD MBA) und ist weltweit tätig.