Immer mehr Meetings, immer weniger Schreibtisch. Wie müssen Besprechungsräume gestaltet sein, dass sie kreative, konzentrierte und effektive Arbeit fördern?
Bereits die Hälfte ihrer Arbeitszeit verbringen Mitarbeiter in Kommunikationsräumen – weit mehr als früher“, meint Büroexperte Andreas Gnesda. Und damit sind nicht Kaffeeküche oder Raucherzimmer gemeint. Moderner Arbeitsstil spiegelt sich mittlerweile in Projektteams und nicht an einzelnen Schreibtischen wider – und diese Teams brauchen für ihre Kreativität ein entsprechendes Ambiente und genügend Platz. „In den Besprechungsräumen soll sich die Unternehmenskultur zeigen“, erläutert der Geschäftsführer von Team Gnesda, idealerweise unterstützt deren Gestaltung die Identifikation mit dem Unternehmen. „Konzentration, Klarheit, Wachheit, Kraft – das sind relevante Aspekte, die ein solcher Raum unterstützen soll“, betont auch Wohnstylistin Gabriele Kerschbaummayr.
Beamer, großer Bildschirm und Flipchart sollten einfach zu bedienen, aber auch dezent zu verbergen sein – dass die technische Ausstattung stimmt, ist ohnedies vorausgesetzt. So liegt zu einem großen Teil die Aufgabe darin, eine anregende Atmosphäre zu erzeugen: Es geht dabei um Materialien (wie die Bezüge der Sessel, die Beschichtung der Tische oder der Beschattung) oder Gebrauchsgegenstände, die auf den Tisch kommen. „Man muss ein Gespür auch für die kleinen Dinge entwickeln“, erklärt Kerschbaummayr. Kunstwerke spielen eine nicht zu unterschätzende Rolle, vor allem, wenn man sie regelmäßig auswechselt: „Kunst vermittelt Lebendigkeit und Inspiration. Zudem bietet sie Gesprächsstoff für Mitarbeiter, die dadurch ihre geschmacklichen Vorlieben kennenlernen.“
Flexibel sein und Stühle rücken
Sollen in dem Raum zudem Schulungen und Seminare abgehalten werden, braucht es eine gute Lernumgebung. „Bei einer Schulreihenbestuhlung ist es wichtig, trotzdem flexibel zu bleiben und auf verschiedene Situationen schnell reagieren zu können. Eine lockere Atmosphäre muss möglich sein“, erläutert Gnesda. Nicht zu unterschätzen ist die Akustik – es sollte möglichst nicht lange nachhallen, wenn vorn jemand spricht. Zudem tut regelmäßig Frischluft gut. „In Seminarräumen brauchen die Teilnehmer einen fünf- bis sechsfachen Luftwechsel pro Stunde“, erklärt er. Außerdem sollte die Konzentration auf den Seminarleiter oder Vortragenden optisch nicht gestört werden: „Tür oder Fenster im Rücken ist nicht sinnvoll. Überblick und die Möglichkeit, mit allen Teilnehmern zu kommunizieren, sind essenziell. Die Gestaltung sollte nicht vom Thema ablenken und Kompetenz ausstrahlen. Bei häufiger Seminartätigkeit ist es durchaus vorteilhaft, die Seminarleiter in die Raumgestaltung miteinzubinden“, erklärt Maria Husch von Nook Interiors.
Chefposition mit Rückendeckung
Und wie gestaltet der Chef sein eigenes Büro, in dem oft die wichtigsten Dinge besprochen werden? „Es beginnt schon bei der Lage des Raumes: möglichst weit vom Eingang entfernt, um alles im Griff zu haben. Der Schreibtisch soll die stabile Unterlage für den Unternehmenserfolg bilden, der Blick vom Schreibtisch sollte zur Tür und zum Fenster ausgerichtet sein. Hinter dem Arbeitssessel, der selbst eine Art Rückendeckung bietet, ist eine ruhige Wand sinnvoll – als Rückhalt für den Chef“, rät Husch. Was allerdings überdacht werden sollte, ist ein eigener Besprechungstisch im Büro des Bosses. „Denn: Wenn er nicht da ist, kann auf diese Meetingmöglichkeit nicht zugegriffen werden. Daher empfehle ich ein kleineres Büro und einen externen Raum für Besprechungen, den auch die Mitarbeiter nutzen können“, sagt Gnesda.
Die Kommunikationsabläufe und -wege schon vorab mitzudenken gilt letztlich für alle Office-Bereiche. „Man sollte den Ort als Ganzes analysieren, die räumliche Ordnung in der Gesamtstruktur finden. Dabei überlegt man, wie man Räume und ihre Inhalte in das Gesamtensemble einbindet“, erläutert Christian Bartl, Geschäftsführer von Unizono Design und Planung.
Existieren die Büros bereits, empfiehlt sich anhand eines Organigramms der Arbeitsplätze eine Art „Möbelrücken“. Laut Husch kann man daraus viel herauslesen: „So mancher Konflikt mit Mitarbeitern lässt sich darin wiederfinden. Ist das Chefbüro abgehoben, liegt es auf einer Linie mit allen anderen?“ Viele Chefbüros sind heute kleiner als früher – vielleicht zu klein für die Rolle? „Die Analyse des Arbeitsplatzorganigramms stößt schon Veränderungen an“, meint Husch.
Kommunikationsraum gestalten
Tipps für den Besprechungs-/Konferenzraum
▷Technik dezent verstecken
▷Kunstwerke wechseln
▷auf die Ästhetik von Interieur-Details achten
Tipps für den Seminar-/Schulungsraum
▷Bestuhlung und Tische flexibel planen
▷regelmäßig be- und entlüften
▷Nachhallzeit minimieren
Tipps fürs Chefbüro
▷Sitzposition zur Türe
▷„Möbelrücken“ anhand von Organigramm
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("Die Presse", Print-Ausgabe, 12.01.2013)