Büros in Bewegung

Optimierung. Umzug, Expansion, Verkleinerung: Verändern sich Firmen, sollten sich auch ihre Büroflächen anpassen.

Bueros Bewegung
Bueros Bewegung
Fotalia

Umgezogen wird derzeit, so Unternehmen überhaupt neue Flächen suchen, nur in kleinere Büros. Das heißt aber nicht, dass sich überhaupt nichts bewegt in den Firmen. Im Gegenteil: Wenn übersiedelt wird, gehen der Entscheidung wesentliche Überlegungen voraus. Denn vieles hat sich in den Unternehmen in den letzten Jahren gewandelt. Entweder wurden Einsparungen getroffen, die Büroabläufe und Flächenbedarf verändert haben. Oder man wurde doch größer im Laufe der Zeit, was nicht selten zu einem „Wildwuchs“ an Flächen geführt hat. Zum Beispiel, wenn sich eine Firma auf verschiedene Geschoße ausgedehnt hat, allesamt mit Empfangs- und Konferenzräumen ausgestattet, die in dieser Anzahl nicht gebraucht werden.

Erst prüfen, dann mieten

Daher wird erst intern erfasst, wie viele und welche Büroquadratmeter man tatsächlich braucht, bevor man sich auf dem Markt nach neuen Einheiten umschaut: „Die Unternehmen wollen vorab ein Flächenstrukturprogramm, das schließlich zu einer effizienten Flächenaufstellung führen soll“, berichtet Ewald Stückler, Geschäftsführer von Tecno Office Consult. Die „Ist-Fläche“ des alten Büros sei eben nicht notwendigerweise mit der „Soll-Fläche“ der neuen Immobilie gleichzusetzen. 
Alexander Redlein, Professor an der TU und Facility-Management-Experte, ortet bei der Beratung von Firmen einen weiteren Trend: „Derzeit beschäftigen wir uns mit etlichen Projekten, bei denen die Mitarbeiter intern immer wieder umziehen müssen.“ Diese sogenannte „Chance Rate“ innerhalb der Unternehmen ist mittlerweile sehr hoch geworden, die Zusammensetzung von Teams ändert sich ständig. Man hat erkannt, dass sich interne Strukturen schneller auf neue Gegebenheiten bei der Erfüllung des Kerngeschäftes einstellen müssen. Und dass es notwendig ist, immer wieder neue Konstellationen der Zusammenarbeit möglich zu machen.

Kreative oder organisatorische Prozesse?

Aus dieser Entwicklung ergeben sich viele Fragen: Wie soll die Büroinfrastruktur gestaltet werden, damit sie möglichst flexibel ist? Damit die Firmen ihre Flächen nicht ständig umbauen, die Mitarbeiter nicht auf einer immerwährenden Baustelle arbeiten müssen? Dabei gelte es unter anderem auch zu klären, „ob diese Tätigkeiten Routine sind, ob sie kreativer oder organisatorischer Natur sind und ob in Teamstrukturen oder in Einzelbüros gearbeitet wird“, berichtet Redlein. Für diese unterschiedlichen Anforderungen müsse dann eine geeignete Infrastruktur geschaffen werden.
Das ist nicht nur bei Firmen der Privatwirtschaft ein Thema, sondern auch bei Institutionen der öffentlichen Hand. Redlein nennt das Finanzamt, das er gerade berät, als Beispiel: „Im März etwa werden die Personenveranlagungen bearbeitet, am Ende des Jahres sind die Unternehmen an der Reihen. Deshalb braucht man auch hier Flächen, die Flexibilität und Teamarbeit erlaufen, um die Arbeitsabläufe zu optimieren.“
Andreas Gnesda, Geschäftsführer von teamgnesda, hat im Lauf seiner Beratungstätigkeiten in jüngster Zeit einen zusätzlichen Trend festgestellt: den Mitarbeitern soll es gut gehen.

Mach die Mitarbeiter glücklich!

„Ganz extrem spürbar ist, dass in den Wohlfühlfaktor der Mitarbeiter investiert wird.“ Die Botschaft an die Mitarbeiter soll lauten: Die Zeiten sind schwieriger, aber wir arbeiten zusammen. „Viele Firmen haben erkannt, dass das Team passen und die Zusammenarbeit stimmen muss. Und zwar nicht nur in der Krise“, sagt Gnesda. Um das Motto „Mach die Mitarbeiter glücklich, indem du dich um sie kümmerst“ auch finanziell umsetzen zu können, werde eher bei der Ausstattung der Büros gespart.
Dass die Mitarbeiter, ihre Zufriedenheit und Gesundheit mehr und mehr in den Vordergrund rücken könnten, zeigen auch aktuelle Untersuchungen. Experte Redlein arbeitet derzeit in einigen Studien mit Humanmedizinern und Psychologen zusammen. Ziel ist es, Arbeitsplätze im Bereich Schallschutz, Belüftung oder Belichtung auf wissenschaftlichen Grundlagen besser zu gestalten.

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