Dateiformate und Co: Die hürdenlose E-Mail-Bewerbung

Der Teufel steckt im Detail. Oder besser: im Anhang. Wie man auf Nummer sicher geht.

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Dateiformate huerdenlose EMailBewerbung
(c) Erwin Wodicka - wodicka@aon.at (Erwin Wodicka)

Bewerbungen per E-Mail sind heute Usus. Trotzdem sollte man vorab klären, ob nicht ausdrücklich eine herkömmliche Bewerbung oder der Weg über ein Formular auf der Unternehmens-Website gewünscht ist. Der elektronische Briefverkehr funktioniert einfach und direkt, bringt aber einige Hindernisse mit sich: Mails und Dateianhänge können fehlerhaft angezeigt werden oder gänzlich verschwinden. Hier greift die trockene Bewerbungslogik: Jede noch so banale Komplikation verringert die Chance auf eine erfolgreiche Bewerbung. 

Was kommt in die Mail?
Jede Bewerbung enthält mindestens einen tabellarischen Lebenslauf und ein Motivationsschreiben. Ob man letzteres direkt mit dem Mail-Anschreiben verbindet oder als separate Datei anhängt, ist Geschmackssache – wie immer: sofern es keine konkrete Vorgabe gibt. Im Mail-Text gehen Sie am besten auf Nummer sicher und versenden die Nachricht im ASCII-, also dem reinen Textformat. Das lässt sich in Mailprogrammen und Webdiensten gleichermaßen einstellen.

In welchem Format soll der Anhang verschickt werden?
Sowohl beim Lebenslauf als auch bei einem angehängten Motivationsschreiben handelt es sich um einfache Text-Dokumente. Die fertigen Versionen wandelt man idealerweise in ein PDF-Dokument um. Dafür findet sich eine Vielzahl von Tools im Internet. Dieses Format ist in jedem Fall zu empfehlen, weil es dank Gratis-Leseprogrammen auf jedem Rechner ohne Kompatibilitätsprobleme, Darstellungsfehler und Kostenaufwand angezeigt werden kann.

Was, wenn man trotzdem die Originaldatei verwenden will?
Zumeist handelt es sich um ein Dokument aus Microsoft Word. In den aktuellen Office-Versionen, also Microsoft Office 2010 für Windows und Microsoft Office 2011 für Mac, werden standardmäßig „.docx“-Dateien gespeichert. Diese können allerdings in älteren Programmversionen, wie sie in vielen Unternehmen noch verwendet werden, nicht einwandfrei geöffnet werden. Die aktuellen Versionen bieten aber die Möglichkeit, Dokumente im früheren „.doc“-Format zu speichern. Für die Bewerbung ist dieses Format ausnahmslos zu empfehlen.

Was kommt noch in den Anhang?
Oft werden neben Motivationsschreiben und Lebenslauf Arbeits-, Schul-, Universitätszeugnisse, diverse Arbeitsproben oder andere Zertifikate und Dokumente verlangt. Auch für Initiativbewerbungen kann es sinnvoll sein, solche Unterlagen anzuhängen. Egal, ob die schon in digitaler Form vorliegen oder erst eingescannt werden müssen: auch hier sollte man am Ende eine PDF-Version verschicken. Bei Bilddateien greifen Sie am besten zum gängigen „.jpg“-Format.

Wie groß dürfen Bewerbungsmails sein?
Insgesamt sollte die E-Mail-Größe nicht über einen niedrigen einstelligen MB-Wert hinausgehen. Manche Unternehmen geben konkrete Obergrenzen an. Vom Komprimieren des Anhangs, etwa im .“zip“ oder „.rar“-Format, ist abzuraten. Dies bringt für den Empfänger einen zusätzlichen Arbeitsschritt mit möglichen Komplikationen. PDF-Dateien verlieren beim Komprimieren ohnehin kaum an Größe. Scheitert es an übergroßen Bild-Dateien, lässt sich deren Dateigröße schon mit simplen Bildbearbeitungsprogrammen auf sinnvolle Weise reduzieren.

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