Schluss mit dem E-Mail-Terror. So fallen Sie anderen nicht auf die Nerven.
Wie Sie effizient mit E-Mails, Instant Messages und Co. kommunizieren.
Strikte Trennung: Überlegen Sie immer zuerst, welches Mittel am besten geeignet ist.
- Telefon für unmittelbare Auskunft
- Instant Messages für kurze Meldungen
- E-Mail, wenn Sie ausführlicher schreiben wollen und nicht sofort eine Antwort benötigen.
- Tragen Sie Konflikte nie per E-Mail, sondern immer persönlich aus.
Wenn E-Mail, dann so:
- Behandeln Sie pro E-Mail nur ein Thema und betiteln Sie es mit einem aussagekräftigen Betreff.
- Vermeiden Sie die E-Mail-Flut: Seien Sie sparsam mit der Funktion „Antworten an alle“ und schicken Sie nur Kopien als CC an Personen, die die Information wirklich brauchen.
- Was extern gilt, gilt auch intern: Grüßen Sie immer. Und sei es nur mit einem kurzen „Hallo“.
- Verwenden Sie KEINE Großbuchstaben, das wirkt, als würden Sie schreien. Und seien Sie sparsam mit Rufzeichen, auch sie werden oft – ganz wörtlich – als Ausruf verstanden.
- Sagen Sie klar, was Sie erwarten: Bitten Sie Ihre Kollegen, den Erhalt zu bestätigen oder fordern Sie eine Antwort ein („Bitte um Feedback bis zum...“).
- Es gibt Alternativen zum wöchentlichen E-Mail-Update. Fragen Sie Ihre Kollegen, ob sie stattdessen lieber einen internen Blog abonnieren würden.
- Seien Sie konsequent: Bearbeiten Sie Ihre E-Mails sofort, wenn eine Antwort nicht länger als fünf Minuten dauert. Reservieren Sie für die restlichen Nachrichten einen Abschnitt Ihrer Arbeitszeit. Am Ende des Tages sollte Ihr Posteingang leer sein.
Wenn Instant Messaging, dann so:
- Erstellen Sie Gruppen für die wichtigsten Projekte und Themen.
- Schreiben Sie nicht zu lange Kurznachrichten, sondern schicken Sie lieber mehrere kurze.
- Wenn Ihre Kollegen Statusmeldungen benutzen, können Sie sehen, was sie gerade machen. Sind sie „in einem Meeting“, schreiben Sie ihnen keine Nachrichten.
- Und nutzen Sie selbst den Status „Nicht stören“, wenn Sie konzentriert arbeiten wollen.