Freelancer: 10 Tipps für den Start

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13 Jahre dauere es im D-A-CH-Raum im Schnitt bis zur Entscheidung für die Erwerbsform als Freelancer. Das ermittelte der deutsche Freelancer-Kompass. Viel zu spät, denn vor allem im IT-Geschäft suchen die Unternehmen händeringend nach Profis. Denen fehlt oft nur der Mut.

Hier sind zehn Tipps von Thomas Maas, CEO der Plattform freelancermap, allesamt erprobt und bewährt.

(c) Pexels
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Tipp 1: Freelancer müssen Allrounder sein
Ein Freelancer hat ein Spezialgebiet. Und ist außerdem sein eigener Management-, Sales-, Marketing-, HR- und  Accounting-Profi. Alles in Einem. Kernkompetenz allein genügt nicht. Davon muss man auch den ersten Auftraggeber überzeugen.

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Tipp 2: Freiberufler, Gewerbetreibender oder Freelancer?
Umgangssprachlich machen wir oft wenig Unterschied. Doch es gibt ihn: Freie Berufe ("Freiberufler") sind in Österreich Berufe im öffentlichen Interesse, die nicht von der Gewerbeordnung erfasst sind und einem eigenen Berufsrecht unterliegen. Dazu gehören Ärzte, Apotheker, Notare, Anwälte, Wirtschaftstreuhänder und Ziviltechniker.

Gewerbetreibende sind Selbstständige, die ein Gewerbe ausüben, das angemeldet werden muss und einen Gewerbeschein erfordert. Sie unterliegen der Gewerbeordnung. 

Freelancer sind nichts davon. Weder unterliegen sie der Gewerbeordnung noch einem speziellen Berufsrecht. In welche Kategorie man fällt, entscheidet letztlich das Finanzamt.  

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Tipp 3: Fokussierer
„Mache alles“ bringt keine Aufträge und macht austauschbar. Eine klare Positionierung sorgt dafür, dass ein Freelancer als Spezialist auf seinem Gebiet wahrgenommen wird. Sie sorgt dafür, dass Neukunden auf einen aufmerksam werden und reduziert so die Kaltakquise. Und bei den Honorarverhandlungen ist sie ein großes Plus.

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Tipp 4: Das Wichtigste ist der erste Auftrag
Viele verbringen Wochen mit dem Design der Visitenkarten. Die sind nett, aber nicht wichtig. Wichtig ist der erste Auftrag. Und nur der. Mit ihm legt man die Grundlagen fest: Umfang, Zeitfenster, Bezahlung, Änderungsansprüche. Und dann kommt gleich der zweite Auftrag. Dazwischen kümmert man sich um die Behördenwege und erst dann um die Visitenkarten.

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Tipp 5: Das Honorar
Wenn möglich sollte man vermeiden, den ersten Auftrag aus Geldnot heraus anzunehmen. Er verleitet dazu, das Honorar viel zu niedrig anzusetzen. Das scheint naheliegend, weil man ja noch keine Referenzen hat. Doch erstens bekommt man den Preis dann nie wieder hoch, zweitens schließt der Auftraggeber vom niedrigen Honorar auf mangelnde Expertise.

Das heißt: Erst die branchenüblichen Honorare erfragen, dann realistische Stundensätze oder Pauschalpakete anbieten. Wenn schon ein niedriger Erstpreis, dann diesen ausdrücklich so deklarieren („Erstauftragsrabatt“). Steigt die Expertise, verschieben sich Honorare oder Rahmenbedingungen dezent nach oben.

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Tipp 6: Zum Start kann sich der Status Kleinunternehmer lohnen
Kleinunternehmer haben den Vorteil, auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer (=Mehrwertsteuer) ausweisen zu müssen. Im Gegenzug bekommen sie auch keine Vorsteuer erstattet, also jene Umsatzsteuer, die Unternehmen bei ihren Einkäufen bezahlen. 

Wichtig für Freelancer: Vor allem im ersten Jahr der Gründung sind die Vorsteuererstattungen dank neuer  Ausstattung und Anschaffungen hoch. Aber: Verzichtet man zu Beginn auf die Kleinunternehmerregelung, gilt diese Entscheidung für fünf Kalenderjahre. Daher sollte man sich zu Beginn der Tätigkeit vom Steuerberater genau sagen lassen, welcher Status der günstigste ist.

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Tipp 7: Finanzamt - Vorsicht bei der Gewinnschätzung
Mit Aufnahme der Tätigkeit müssen sich Freelancer innerhalb eines Monats beim Finanzamt anmelden. Falls sie noch keine Steuernummer haben, wird diese in einem Clearing-Verfahren mithilfe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung identifiziert. Während Selbstständige den Fragebogen zugeschickt bekommen, müssen freiberuflich Tätige auf die Finanzbehörden zugehen.

Bei der Gewinnschätzung ist Vorsicht geboten: Wird ein zu geringer Wert angegeben, kann man diesen im Nachhinein korrigieren. Ein zu hoher Wert schlägt sich in der vom Finanzamt geforderten Steuervorauszahlung nieder.

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Tipp 8: Drei Konten für mehr Durchblick
Steuern sind zu verschiedenen Zeitpunkten zu zahlen: Die Umsatzsteuer wird monatlich, pro Quartal oder jährlich ans Finanzamt abgeführt. Einkommensteuer und Gewerbesteuer werden erst im nächsten Jahr fällig.

Um die Übersicht zu behalten, ist ein durchdachtes System nötig. Bewährt ist das Drei-Konten-Modell: 

  • Ein  Konto wird für Zahlungseingänge  verwendet und auf den Rechnungen  angegeben.
  • Auf ein weiteres Konto überweist der Freelancer  den Betrag für die Umsatzsteuer jeder bezahlten Rechnung. Sobald die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben ist, zieht sich das Finanzamt die fällige Summe von diesem Konto ab. 
  • Ein drittes Konto wird für Rücklagen sowie die  später anfallenden Einkommens- und Gewerbesteuern verwendet und mit einem selbst gewählten Betrag gespeist.   

 

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Tipp 9: Wahlfreiheit bei der Krankenversicherung
Freelancer können sich zwischen privater oder gesetzlicher Krankenversicherung entscheiden. In der  gesetzlichen Krankenversicherung unterscheiden sich  die Leistungen der verschiedenen Anbietern nur in Nuancen, dementsprechend ist der Beitragssatz das häufigste Entscheidungskriterium. In einer privaten Krankenkasse gibt es eine Auswahl verschiedener Tarifmodelle. Generell gilt der Grundsatz: je geringer der zu zahlende Betrag, desto weniger bekommt der Versicherte erstattet. Eine private Krankenversicherung kann auch als Ergänzung zur gesetzlichen genutzt werden.   

(c) Pixabay
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Tipp 10: Schon früh an die Altersvorsorge denken
Eine selbstständige Arbeitssituation bringt für Freelancer auch die volle Verantwortung für die eigene Altersvorsorge. Nur man selbst ist dafür verantwortlich, die Pensionskasse zu füllen und sich vor Altersarmut zu schützen. Freelancer können freiwillig in die gesetzliche Pensionsversicherung einzahlen – besonders sinnvoll, wenn sie schon in früheren Arbeitsverhältnissen Beiträge geleistet haben. Leider: Dabei müssen auch die Arbeitnehmerbeiträge einkalkuliert werde. Für die muss man nun selbst aufkommen.

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