Ordnung halten: So bekommen Sie Papierberge in den Griff

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Irgendetwas ist schief gelaufen: Statt des digitalisierten, papierlosen Büros türmen sich rund um Ihren Schreibtisch Papierberge, so weit das Auge reicht.

(c) Michaela Bruckberger
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Ihr Verstand mag kein Problem mit diesen beharrlich wachstenden Stapeln haben. Ihr Unterbewusstsein leidet: Es hält sie für latente Arbeit und reagiert mit Stress und Panik.

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Es hilft nichts: Sie müssen ausmisten. Der Papierkorb wird nicht reichen. Besorgen Sie sich einen schönen großen Umzugskarton.

(c) Erwin Wodicka - wodicka@aon.at (Erwin Wodicka)
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Dann nehmen Sie sich zwei Stunden Zeit am Stück, am besten am Abend.

  • Nicht weniger, weil es seine Zeit dauert, bis Sie in Schwung kommen.
  • Nicht mehr, weil dann die Konzentration nachlässt. Dann machen Sie am nächsten Tag weiter.
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Fragen Sie sich bei jedem Zettel: Brauche ich ihn wirklich?

  • Wenn ja, heben Sie ihn auf.
  • Wenn nein, werfen Sie ihn weg. Unwiderruflich.
  • Wenn jein, überlegen Sie, wie schwierig es wäre, ihn wiederzubeschaffen. Ist der Aufwand vertretbar, werfen Sie ihn weg.
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Ausmisten erledigt? Sehen Sie wieder Ihre Schreibtischoberfläche? Gratuliere! Jetzt geht es darum, wie Sie sich künftig organisieren.

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Ob Outlook, Smartphone oder Papierkalender: Entscheiden Sie sich für ein Kalendersystem. Ein einziges.

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Widmen Sie die erste Viertelstunde jedes Arbeitstages dem Organisieren der heutigen Arbeit. Nur diese Unterlagen dürfen auf Ihrem Schreibtisch liegen. Sonst nichts.

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Hier stellen wir der Gen Y ein entzückendes Relikt aus vergangenen Sekretariatstagen vor: den guten alten Pultordner. Old style, aber gar nicht dumm: jeder Tag des Kalendermonats ein Fach. Man weiß immer, was heute zu tun war.

www.conrad.de
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Jetzt kommt das Geheimnis jener, die immer vor der Deadline fertig sind: die Arbeit auf den frühest möglichen Zeitpunkt terminisieren. So hat man immer genug Pufferzeit.

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Maileingänge sind Zeitfresser. Checken Sie Ihren mehrmals am Tag, aber nicht ständig. Drei- bis viermal sollte reichen. Und sorgen Sie dafür, dass er am Abend leer ist. Sonst trifft Sie am Morgen der Schlag.

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Beantworten Sie Ihre Mails sofort oder weisen Sie ihnen einen Termin für die Erledigung zu. Löschen Sie alte Mails.

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Zeitungen und Zeitschriften wachsen besonders gern zu neuen Papierbergen heran. Hier kommt ein Trick für Disziplinierte: Weisen Sie ihnen ein Regal oder ein Fach zu, das nach oben hin begrenzt ist. Erreicht der Stapel die Decke, müssen Sie ausmisten.

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Was aufgehoben wird, kommt in Ordner. Die Logik ist immer: Wo würde ein Externer suchen? Ideal, wenn das ganze Haus denselben Farbcode verwendet:

(c) Erwin Wodicka
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Rot steht für Bereiche, die Gewinn und Erfolg symbolisieren, etwa den Verkauf.

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Gelb steht für Kreativbereiche, etwa das Marketing.

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Grün steht für Wachsen und Gedeihen. Es passt am besten zu den Produkten.

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Blau steht für Kühle und Vernunft. Gibt es etwas Vernünftigeres als Finance & Verwaltung?

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Weiß schließlich ist die neutralste Farbe. Sie steht für den Menschen. Die deutsche Organisationsexpertin Nicole Sehl schlägt vor, jedem Mitarbeiter zwei weiße Ordner für Persönliche Unterlagen zuzugestehen. Was hier hineinkommt, geht niemanden etwas an.

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Kommentar zu Artikel:

Kampf dem Chaos

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