Buchhaltung für Neugründer

Serie "Ich gründe!". Teil zehn von zwölf: Wenn es um die Finanzen geht.

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Die Buchhaltung begleitet Sie auf Ihrem ganzen Unternehmerleben, deswegen sollte diese so genau wie möglich gemacht werden. Überlegen Sie sich im Vorhinein, ob Sie die Buchhaltung analog oder digital anlegen möchten. Es gibt mittlerweile Tools, die Sie dafür verwenden können. Natürlich sollte die Entscheidung in Absprache mit dem Steuerberater vorgenommen werden. Diese Punkte sind bei der Buchhaltung zu beachten:

Rechnungen

Grundsätzlich werden die Eingangs- von den Ausgangsrechnungen getrennt. Achten Sie darauf, dass bei beiden Rechnungen der korrekte Firmenlaut und die Adresse, der Netto- und Bruttobetrag, die Umsatzsteuer und im besten Fall eine Rechnungsnnummer, sowie die Bankverbindung angegeben ist. Es ist auch ratsam, einen Zusatztext anzugeben, dem der Rechnungsempfänger entnehmen kann, bis wann der Betrag zu begleichen ist. Bei einem Betrag über 10.000,- Euro sollte die Rechnung auch die korrekte UID-Nr. (Umsatzsteuer-Idenfikationsnummer) beinhalten. Voraussetzung für die Nummer ist, dass der Unternehmensleister seinen Wohnsitz oder Betrieb im Inland hat. Es drohen jedoch keine Konsequenzen, wenn die Nummer nicht vorliegt. Ein Vermerk auf das Fehlen der Nummer genügt. Im Normalfall werden die Rechnungen nach dem Datum sortiert und abgelegt. Überlegen Sie sich für sich selbst einen Tag in der Woche, an dem Sie Rechnungen bezahlen und auch gleich nachsehen, was auf Ihrem Konto eingegangen ist. Führen Sie eine extra Liste, wo Sie nachsehen können, welcher Betrag noch offen ist. Abhängig von Ihrer Leistung, können Sie Ihren Kunden auch Kostenvoranschläge anbieten.

Verrechnungskonto

Egal ob bar, mit Kreditkarte oder Bankomatkarte: Heben Sie sich alle Rechnungen auf, die Sie für das Unternehmen bezahlt haben. Versichern Sie sich immer, dass die Umsatzsteuer extra angeführt ist. Darunter fallen zum Beispiel Restaurantbelege, vorausgesetzt Sie hatten dort ein Geschäftsessen. Aber auch Belege weil Sie ein neues Gerät für die Firma gekauft haben. Diese Rechnungen werden ebenso nach Datum sortiert und abgelegt. Sie können dann abgeschrieben werden und Sie bekommen einen Teil des Betrages retour.

Zahlungserinnerung

Das Mahnwesen dient dazu, dass der Rechnungsempfänger auf einen Blick sieht, wann er die Rechnung zu begleichen hat und bei Verzug mit Konsequenzen rechnen muss. Überlegen Sie sich also schon von Beginn Ihrer Rechnungslegung, ab welchem Zeitpunkt Sie höflich darauf hinweisen, dass eine Rechnung noch nicht bezahlt wurde.

Bargeld und Reisekosten

Führen Sie ein Kassabuch. Damit verschaffen Sie sich einen Überblick, wie viel Bargeld Sie in der Kasse haben. Bargeld schadet nie. Damit können auf die Schnelle Kleinigkeiten gekauft werden, wie Milch oder aber auch ein dringendes Gerät. Dafür müssen Sie sich wieder die Rechnungen aufheben. Schreiben Sie sich in das Kassabuch das Datum und den entnommenen Betrag auf. Nach dem Kauf geben Sie Ihr Restgeld samt der Rechnung ein und überprüfen, ob der Kassabestand korrekt ist. Für den Fall, dass Sie ein Firmenauto haben, sollten Sie sich ein Fahrtenbuch zurecht legen. Hier wird Buch darüber geführt, wer wann, wie lange, wohin gefahren ist. Es dient zur Abrechnung des Kilometergeldes. Unter die Reisekosten fallen auch die sogenannten Tagesdiäten. Für eine gewisse Dauer an Arbeitsstunden und externen Aufenthalt, können hier Speisen verrechnet werden.

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