Der Arbeitstag vergeht und Sie haben nicht einmal die Hälfte der Dinge erledigt? Hier sind Tricks, wie Ihnen das nicht passiert.
„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern zu viel Zeit, die wir nicht nutzen“, sagte angeblich schon der römische Philosoph Lucius Annaeus Seneca vor 2000 Jahren. Das lässt sich auch gut auf heute ummünzen und gilt nicht nur im Privatleben, sondern auch in der Arbeit. Wer 1000 Dinge zu erledigen hat, muss sich überlegen, wie er seine Zeit sinnvoll einteilt. Simon Severino, CEO von Strategy Sprints, hat dafür einige Tipps:
- Meeting-Einladungen höflich ablehnen. Nicht jedes Meeting ist relevant für Sie. Wenn Sie jemand einlädt, fragen Sie zunächst, was Sie zu dem Meeting beitragen können. Oft stellt sich heraus, dass nur aus Höflichkeit gefragt wurde und Sie gar nicht teilnehmen müssen. Severino gewann so mehrere Stunden in der Woche für sinnvollere Arbeit.
- Last Minute Meetings schon vorher einplanen. Oft kommen Personen spontan auf einen zu und brauchen einen Ratschlag oder wollen etwas besprechen. Severino hat für solche Meetings immer zwei fixe Termine in seinem Kalender eingeplant. Wenn dann wer spontan nach einem Treffen fragt, können Sie ihm den nächsten freien Zeitblock geben.
- Mit sich selbst Meetings vereinbaren. Sie brauchen Zeit, um sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren und wollen dabei nicht abgelenkt werden? Planen Sie die Zeit ein. Wenn Sie wer treffen will, sagen Sie, dass sie da leider schon verplant sind. Sie haben nämlich ein Meeting mit sich selbst.
- Freitags von zuhause aus arbeiten. Zugegeben, das geht nicht in jedem Job. Kann aber etwas bringen, um die Aufgaben zu erledigen, bei denen man mehrere Stunden braucht.
- E-Mail-Zeit limitieren. Severino nutzt 18 Minuten pro Tag für Mails. Der Zeitrahmen kann natürlich je nach Beruf angpasst werden. Mit einer fixen Grenze laufen Sie aber nicht Gefahr, den halben Tag nur Mails zu checken, sondern haben auch Zeit, wirklich produktiv zu sein.
- Drei MITs festlegen. MIT steht für most important tasks, also die wichtigsten Aufgaben. Überlegen Sie sich, welche drei jetzt am wichtigsten sind und erledigen Sie diese zuerst.
Nicht jeder Tipp funktioniert in jeder Position, Selbstständige haben oft mehr Spielraum als Angestellte. Aber auch wenige Zeitmanagement-Tricks bringen mehr Zeit.