You are fired!

Kolumne "Hirt on Management". Folge 26: Wie Sie sich richtig von einem Mitarbeiter trennen.

In unserer Rubrik "Hirt on Management" beantwortet Michael Hirt, Managementexperte und -berater, Executive Coach und Keynote Speaker, alle zwei Wochen Fragen von Managern zu herausfordernden Situationen und kritischen Entscheidungen.

Frage:

Worauf soll ich als Manager bei der Trennung von einem Mitarbeiter achten?

Michael Hirt antwortet:

In der modernen Arbeitswelt, die durch schnelle Veränderung und starken Ergebnisdruck geprägt ist, gehören Trennungsgespräche immer mehr zum "Standard-Repertoire" einer Führungskraft.

Die Trennung von Mitarbeitern erfordert Professionalität, Menschlichkeit und Fairness, nicht nur weil wir dadurch eine große Veränderung im Leben eines Menschen verursachen, sondern weil es auch zumindest drei handfeste kaufmännische Gründe gibt, dabei gut durchdacht und mit Augenmaß vorzugehen:

Die Reputation Ihres Unternehmens schützen

Erstens gilt es, die Reputation ihres Unternehmens nach innen und außen zu schützen. In der heutigen hochvernetzten Gesellschaft müssen Sie möglichst verhindern, dass ein scheidender Mitarbeiter die nächsten zehn oder zwanzig Jahre schlecht über Sie und ihr Unternehmen redet. Unmittelbar müssen Sie auch verhindern, dass die verbleibenden Mitarbeiter verunsichert werden.

Fachwissen und Beziehungen sichern

Zweitens gilt es sicherzustellen, dass das Fachwissen und die Kundenbeziehungen des scheidenden Mitarbeiters optimal für Ihr Unternehmen gesichert werden.

Die Beziehung zum scheidenden Mitarbeiter möglichst positiv gestalten

Drittens kann es sein, dass sie in einem Jahr genau einen Mitarbeiter mit diesen Kompetenzen wieder benötigen und dann sitzen Sie vielleicht wieder diesem Mitarbeiter gegenüber, aber mit umgekehrten Vorzeichen und versuchen ihn wieder für Ihr Unternehmen zu gewinnen, vielleicht um einen Schlüsselauftrag rechtzeitig fertig zu stellen.

In der Praxis sind verschiedenste Szenarien für eine Trennung von Mitarbeitern denkbar, nehmen wir uns für diese Kolumne einmal eines der anspruchsvollsten, nämlich die Trennung wegen mangelnder Leistung, vor.

Dabei lassen sich drei Phasen unterscheiden, in denen unterschiedliche Schwerpunkte wichtig sind:

Phase eins - vor der Trennung

Das ist die wichtigste Phase, weil sich in dieser Phase entscheidet, ob die Trennung eine Chance hat, vom Mitarbeiter als fair wahrgenommen zu werden. Der Mitarbeiter muss von Tag eins seiner Mitarbeit an klar wissen, anhand welcher Kriterien seine Leistung beurteilt wird, was von ihm erwartet wird.

Dann muss der Mitarbeiter regelmäßig und eng getaktet Feedback zu seinen Leistungen erhalten und mindestens einmal im Jahr, ist ein umfassendes Gespräch mit dem Mitarbeiter zu führen, in dem er sieht, wo er steht, woran er noch zu arbeiten hat und wie er dabei unterstützt werden wird.

Leistungsdefizite und Entwicklungsbereiche sollten in diesen Gesprächen klar angesprochen werden. Sehr hilfreich ist auch ein - typischerweise anonymisierter - Vergleich zu einer Peergroup, zum Beispiel Mitarbeitern mit ähnlichen Aufgaben. Diese Transparenz und Offenheit fördert die Fairness.

Phase zwei - Trennungsgespräch

Wichtig ist, dass Sie, sobald Sie eine fundierte Entscheidung getroffen haben, ohne unnötig zu zögern, das Trennungsgespräch führen.

Dadurch vermeiden Sie, dass Sie das Thema Wochen oder gar Monate lang mit sich herum tragen und sich dadurch belasten.

Typischerweise sollte der direkte Vorgesetzte das Trennungsgespräch führen und es wird auch in seinem Büro stattfinden.

Das Gespräch sollte gut vorbereitet, aber dann ohne große Vorankündigung stattfinden und wird normalerweise nicht länger als 15 Minuten dauern. Vermeiden Sie Freitage, das Tagesende und die Tage vor Feiertagen und insbesondere vor Weihnachten.

Übermitteln Sie die Trennungsbotschaft in den ersten drei Sätzen, darüber hinaus sollten noch folgende Punkte enthalten sein: Begründung, Fristen, Konditionen, Umgang mit vertraulichen Informationen und ähnliche Sicherheitsaspekte, Sprachregelung/Kommunikation, Unterstützung, die sie geben können, nächste Schritte und Termine.

Planen Sie Reservezeit für ein längeres Gespräch ein, insbesondere um dem Mitarbeiter wertschätzend zuhören zu können.

Phase drei - nach dem Trennungsgespräch

Normalerweise dauert es nach dem Trennungsgespräch noch einige Monate bis der Mitarbeiter das Unternehmen auch wirklich verlässt. Hier ist es entscheidend, das Sie dem Mitarbeiter den Abgang so leicht wie möglich machen und ihm Leid und Demütigung ersparen.

Ermutigen Sie ihn und geben Sie ihm Zuversicht, dass er eine neue, vielleicht sogar noch bessere Position, finden wird. Sehen Sie, wie Sie ihn coachen können und bei der Jobsuche, zum Beispiel durch Hinzuziehung einer Outplacement Beratung, unterstützen können.

Das Wichtigste in Kürze

Der Mitarbeiter muss von Tag eins seiner Mitarbeit an klar wissen, anhand welcher Kriterien seine Leistung beurteilt wird, was von ihm erwartet wird, und regelmäßig und eng getaktet Feedback zu seinen Leistungen erhalten. Falls trotz angemessener Unterstützung die notwendigen Leistungen/Ergebnisse nicht erzielt werden und Sie eine Entscheidung für eine Trennung getroffen haben, sollten Sie ohne unnötig zu zögern, das Trennungsgespräch führen. Machen Sie dem Mitarbeiter den Abgang so leicht wie möglich und ersparen Sie ihm Leid und Demütigung.

Schicken Sie Ihre Fragen an Michael Hirt an: karrierenews@diepresse.com.

Die Fragen werden anonymisiert beantwortet.

Ausblick: Die nächste Kolumne von Michael Hirt erscheint am 18. August zur Frage: Die Guten ins Töpfchen. Warum Differenzierung ein Schlüssel zum Management-Erfolg ist.

Hier finden Sie die gesammelten Kolumnen.

Michael Hirt, geboren 1965 in Wien, ist Managementexperte und -berater, Executive Coach, Keynote Speaker und Buchautor. Hirt verhilft Führungskräften zu schnellen Leistungs- und Ergebnissteigerungen, mit hoher Auswirkung auf den Erfolg ihres Unternehmens. Er studierte in Österreich, Kanada (McGill) und Frankreich (INSEAD MBA) und ist weltweit tätig.

Lesen Sie mehr zu diesen Themen:


Dieser Browser wird nicht mehr unterstützt
Bitte wechseln Sie zu einem unterstützten Browser wie Chrome, Firefox, Safari oder Edge.