Heute im Home-Office arbeiten, 12 Stunden Tag, mit dem Smartphone auf alle Firmendokumente zugreifen - der Arbeitsplatz der Zukunft hat viele Facetten. Ein Realitäts-Check aber zeigt, dass die Büroarbeit weiterhin im Büro stattfindet. Wie also kann der Future Workplace Wirklichkeit werden?
„Der Arbeitsplatz der Zukunft ist für viele ein interessantes Thema, aber keiner nimmt sich dessen an. Denn aus Sicht der Unternehmen erscheint die Umsetzung kompliziert“, beobachtet Wolfgang Mayer, Country Manager Austria von Citrix. Technologisch funktionieren mobile Arbeitsplatz-Lösungen bereits, dennoch wird mit der Umsetzung gezögert, weil viele Bereiche wie Geschäftsleitung, HR, IT, Betriebsrat involviert sind – und weil das Thema Sicherheit fest in den Köpfen steckt.
95 Prozent sitzen noch immer im Büro
Obwohl wir schon längst im digitalen Zeitalter leben, ist die Büroarbeit hierzulande noch ganz traditionell organisiert. In der Studie von Citrix vom August dieses Jahres sagen 95 Prozent der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, dass sie hauptsächlich im Büro arbeiten. 28 Prozent nutzen fallweise das Home-Office, etwa 15 Prozent arbeiten auch von einem anderen Ort aus.
Was sind es nun für Tätigkeiten, die außerhalb des Büros erledigt werden? Auch das ist nicht wirklich modern, denn jeweils rund 82 Prozent der Befragten geben an, E-Mails zu schreiben bzw. zu lesen, oder ein Telefonat zu führen. Viele würden gerne mehr tun, aber sie können das nicht, denn 38 Prozent haben von außen keinen Zugriff auf ihre Arbeitsunterlagen.
Mitarbeiter nützen das, was einfach ist
Sicherheit ist ein oft genannter Einwand, wenn über mobiles Arbeiten diskutiert wird, bestätigt Mayer: „Viele sagen, die Cloud können wir nicht nützen, denn wir haben sensible Daten. Aber die Realität sieht dann anders aus: Ich will nicht wissen, wie viele Mitarbeiter Firmeninfos abfotografieren und einem Kollegen mit WhatsApp weiterleiten.“
Das ist die sogenannte Schatten-IT, die sich rasch entwickeln kann, wenn das Unternehmen keine alltagstauglichen Funktionen zur Verfügung stellt. Denn eines ist heute - bei den mündigen Smartphone-Usern, die gleichzeitig auch Mitarbeiter eines Unternehmens sind - klar: Sie nützen privat das, was einfach ist. Und genau das erwarten sie auch am Arbeitsplatz. Daher sollte jedes Unternehmen den Future Workplace unter diesem Aspekt sehen. Und gestalten.
Die Vorstellungen der Mitarbeiter wären vergleichsweise leicht zu erfüllen. Denn in der Studie wünschen sich 70 Prozent die neueste technische Ausstattung, gefolgt von moderner Möblierung. 56 Prozent wollen von überall auf Dokumente zugreifen können und rund die Hälfte hätte gern flexiblere Arbeitszeitmodelle. Wenn Wolfgang Mayer die genannten Wünsche analysiert, sieht er zwei Ansatzpunkte für die Transition zum modernen Arbeitsplatz:
» „Wie weit ist die Technologie, die das Unternehmen im Einsatz hat. Und wie weit ist das Vertrauen in die Mitarbeiter – nämlich dass sie arbeiten, auch wenn ich sie nicht jeden Tag im Büro sehe.“«
Sichere Lösungen für flexibles Arbeiten funktionieren schon
In puncto Technologie ist bereits alles am Markt verfügbar, was für mobiles Arbeiten nötig ist. Umfassende Lösungen und schnelle Verbindungen gewährleisten, dass jederzeit und an jedem Ort sicher gearbeitet werden kann. Etwa so:
Ein Vertriebsmitarbeiter besucht einen Kunden und dieser möchte gleich ein Angebot für neue Drucker haben. Der Vertriebler meldet sich mit seinem Tablet im eigenen Unternehmensnetzwerk an. Mit der Funktion Single-Sign-On braucht er dies nur ein einziges Mal zu tun, denn die Software prüft und weiß, wer er ist und welche Anwendungen er nutzen, bzw. auf welche Daten er zugreifen darf. Für den Vertrieb sind das Preisliste und Kundendaten aus dem ERP-System, Mail, Word und Excel um Angebote zu erstellen. Auf seinem Tablet – und ebenso auf seinem Smartphone – befinden sich weder Daten noch Anwendungen, denn diese sind entweder bei einem Cloud-Provider oder auf den Servern des Unternehmens gespeichert. Sollte ein Gerät einmal verloren gehen, so ist sichergestellt, dass die wertvollen Firmendaten nicht in fremde Hände geraten. Genauso ist mit mobilem Arbeiten sichergestellt, dass der Kunde sofort sein Drucker-Angebot in Händen hält und es mit dem Vertriebsmitarbeiter direkt besprechen kann.
Auch BYOD (Bring Your Own Device) sollte heute kein Diskussionsthema mehr sein, denn moderne Zutrittslösungen für mobiles Arbeiten integrieren und verwalten jeden Hersteller und jedes Gerät, von Smartphone bis Notebook. Die oft als Glaubensfrage geführten Diskussionen zwischen Android- oder Apple-Welt gehören damit der Vergangenheit an, jeder nutzt das Gerät, mit dem er am besten zurechtkommt.
Veränderung braucht Mut für Neues
Die Technologie kann also abgehakt werden. Aber wenn der Arbeitsplatz der Zukunft Wirklichkeit werden soll, dann heißt es an der Organisation zu arbeiten, erklärt Mayer: „Wie kann Veränderung erfolgen? Da sind viele Ängste dabei. So befürchten Mitarbeiter, dass sie jetzt immer erreichbar sein müssen, wenn sie mobil arbeiten.“ Abends ein Angebot schreiben oder Mails beantworten ist für die einen der Verlust der geregelten Arbeitszeit, für die anderen bedeutet es Freiheit und Eigenverantwortung. „Solche neuen Freiräume muss man sich vorstellen können. Aus meiner Erfahrung können diese neuen Arbeitsweisen am besten mit einem Berater erarbeitet werden, der auf Change-Management spezialisiert ist“, so Mayer weiter.
Wer setzt sich den Hut auf?
Damit der Change-Prozess ins Rollen kommt, muss jemand die Verantwortung übernehmen. Das geht am besten Top-Down und beginnt daher mit der Geschäftsführung, die offen für mobiles Arbeiten sein sollte und damit den Weg ebnet. Dann gilt es, Vorreiter zu finden - das ist meist der Vertrieb; denn der ist schon immer viel außer Haus unterwegs und dessen Ergebnisse sind auch klar in Zahlen messbar. Wolfgang Mayer empfiehlt jedoch weiter zu denken, für ihn ist die Arbeit im Home-Office auch für Finanz und Buchhaltung vorstellbar: „Warum sollte ein Controller nicht zu Hause arbeiten? Man muss nur genau festlegen, was jemand wo machen darf.“
Wichtiger Treiber sollte auch Human Resources sein, denn das Image eines modernen Arbeitgebers steht hier auf dem Spiel. Gerade die junge Generation beweist einen neuen Zugang: Statt eines Firmenautos wollen sie lieber einen mobilen Arbeitsplatz.