Wie Sie effektive Meetings führen

Ergebnisse statt Kaffeeklatsch: Acht Regeln für denkwürdige Meetings.

Sinnvolle Besprechung oder Kaffeeklatsch?
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Sinnvolle Besprechung oder Kaffeeklatsch?
Sinnvolle Besprechung oder Kaffeeklatsch?

Sie kennen das Problem: nicht enden wollende und zu nichts führende Meetings. Die Zeit ist vergeudet, die Probleme bleiben ungelöst. Gute Planung ist der Ausgangspunkt eines guten Meetings; Konsequenz in der Einhaltung sein Geheimnis:

1. Nach außen straff, nach innen gepuffert

Ein Meeting zu planen ist gar nicht so einfach. Jeder Punkt auf der Agenda bekommt die Zeit, die er benötigt - aber nicht mehr (dass Sie unter "Allfälliges" ein paar Puffer eingebaut haben, müssen Sie ja nicht laut sagen). Vom Themenrahmen wird nur im äußersten Notfall abgewichen.

2. Friendly Reminder


Schicken Sie eine Viertelstunde vor Beginn eine Erinnerungsmail an die Teilnehmer aus. Weisen Sie darauf hin, dass das Meeting pünktlich beginnt.

3. Beginnen Sie pünktlich


Wer einberuft, hat selbst pünktlich zu sein (das gilt auch für Geschäftsführer). Fünf Minuten Warten auf Zu-spät-Kommende ist das Maximum. Die akademische Viertelstunde raubt allen anderen 15 Minuten ihrer Arbeitszeit und ist damit für die Gruppe unzumutbar. Unterschätzen Sie nicht den Erziehungseffekt. Beim ersten pünktlichen Meeting wird der eine oder andere noch motzen. Beim zweiten wird er selbst pünktlich sein. Wenn nicht, weisen Sie ihn nachher unter vier Augen darauf hin. Sachlich und bestimmt.

4. Pausen sind wichtiger als Sie denken

Die menschliche Konzentrationsfähigkeit reicht nur eine geringe Zeitspanne. Planen Sie kurze Pausen alle 50 Minuten (auch wenn so manche Geschäftsführer glaubt, seine Rede fessle auch zwei Stunden), ebenso eine längere Pause alle drei Stunden.

5. Begrenzen Sie die Redezeit


Bringen Sie Ihren Leuten bei, sich kurz zu fassen. Jede Präsentation bekommt einen fixen Zeitrahmen. Fünf Minuten vor Ende wird auf selbiges hingewiesen (manchmal übernimmt das ein demonstrativ läutender Wecker). Je nach Thema bleibt danach Raum für Diskussionen. Achten Sie auf Disziplin, ohne deshalb als Einpeitscher aufzutreten.

6. Wer schreibt, der lenkt


Unterschätzen Sie nicht die Macht des Protokolls. Seine Formulierungen werten Ergebnisse auf oder ab und kennzeichnen subtil Sieger und Verlierer. Auch wenn Protokollschreiben als Sekretärinnenarbeit abgetan wird - was schriftlich ist, das gilt. Weil niemand gleichzeitig moderieren, vortragen und schreiben kann, übertragen Sie das Protokoll an eine Person Ihres Vertrauens.

7. Kein Meeting ohne Ergebnis


Fassen Sie am Ende des Meetings seine Ergebnisse zusammen. Ein gutes Protokoll - siehe oben - hilft dabei, notfalls auch rasche Notizen. Die Teilnehmer gehen dann mit dem Gefühl nach Hause, dass diesmal tatsächlich etwas weitergegangen ist.

8. Verbreiten Sie die frohe Kunde


Möglichst zeitnah (spätestens am nächsten Tag) informieren Sie auch nicht anwesende Betroffene. Verschicken Sie das Protokoll, reden Sie mit ihnen persönlich oder lassen Sie deren Führungskraft mit ihnen reden. Lassen Sie keinen Zweifel an der Umsetzung der Ergebnisse. Und daran, dass Ihre Meetings die effektivsten sind.

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