Organisation ist das halbe Unternehmerleben

Serie "Ich gründe!". Teil neun von zwölf: Hard- oder Software ist die Qual der Wahl.

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Je nachdem, wie und wo Sie arbeiten, sollten Sie sich für geeignete Programme und Ausstattung entscheiden. Notfalls kann immer ein Experte zugezogen werden. Bevor es jedoch an die Anschaffung geht, überlegen Sie sich, wo Sie Ihren Standort haben wollen.

Eigenes Reich vs. Co-Working

Mieten Sie sich ein eigenes Büro oder reicht für den Anfang ein Co-Working Space? Abhängig von der Größe des Unternehmens und dem verfügbaren Budget, sind hier Entscheidungen zu treffen. Der Vorteil eines gemeinsamen Büros in Form von Co-Working ist, dass Sie sich dadurch ein Netzwerk aufbauen können. Sie lernen Personen kennen, die Sie zukünftig um Rat bitten können oder die Ihnen im besten Fall Aufträge geben. Im Falle eines Co-Working Raumes müssen Sie für sich selbst entscheiden, ob Sie auf Ihrer Visitenkarte diese Adresse angeben. Die Geschäftsadresse sagt viel über ein Unternehmen aus. Es besteht auch oft die Möglichkeit, sich bei einem anderen Unternehmen einzumieten. Der Vorteil daran ist, dass man sein eigenes Büro hat und die Mitarbeiter des Unternehmens, wie die Sekretärin, Ihnen auch zur Seite steht. Nun haben Sie endlich einen Büroraum. Die Einrichtung folgt zugleich.

Die Wahl der Geräte soll für jeden Mitarbeiter passen. Nicht jeder wird damit zufrieden sein, wägen Sie trotzdem die Vor- und Nachteile ab. Falls Sie Mitarbeiter haben, die viel extern unterwegs sind, sollte darauf geachtet werden, dass die Ausstattung kompakt und leicht zu transportieren ist. Oftmals gibt es Rabattaktionen beim Kauf verschiedener Geräte, informieren Sie sich und holen Sie sich ein gutes Angebot ein. Anfänglich müssen Sie damit rechnen, dass Sie alleine die Geräte aufsetzen und aktualisieren müssen. Vorausgesetzt Sie haben jemanden, der das für Sie macht. Führen Sie auf alle Fälle regelmäßig Backups durch.

Zukunftsorientiert

Führen Sie Buch über die gekauften Programme und Geräte. Bei den Programmen ist es ratsam auch festzuhalten, wann diese gekauft wurden und wie lange das Abo gilt. Bei neuen Systemen sollten Sie eine Einschulung für jeden Mitarbeiter beachten. Damit wird Fehlern vorgebeugt und es wird darauf geachtet, dass jeder am selben Stand der Dinge ist.

Bürosoftware Tipps vom Thomas Maas, CEO von Freelancermap

• Buchhaltungs-Software: z.B. Billomat
• Dokumente mit viel Speicherplatz verwalten: z.B. Dropbox
• Passwörter sicher verwalten: z.B. LastPass
• Projektmanagement: z.B. Trello
• Professionelle Chat-Tools: z.B. Slack
• Textverarbeitung: z.B. OpenOffice
• Schnelle Notizen: z.B. Evernote
• Rund um die Grafik: Adobe Creative Cloud

Es zahlt sich auch aus, in ergonomische Bürosessel oder höhenverstellbare Bildschirme für gesunde Mitarbeiter zu investieren. Qualität geht eben vor Quantität. Überlegen Sie sich auch, wie Sie Ihr Unternehmen strukturell organisieren. Erleichtern Sie zum Beispiel den Einstieg von neuen Mitarbeitern und stellen Sie Anleitungen für die Aufgaben im neuen Beruf zur Verfügung. Eine Übersicht, wer für was zuständig ist, ist ratsam. Dadurch weiß jeder Mitarbeiter, an wen er sich wenden kann.

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